Recevoir ses factures fournisseurs en électronique : le mode d'emploi
Depuis le 1er septembre 2026, vos fournisseurs vous envoient leurs factures par les plateformes agréées. Comment être joignable, où arrivent les factures, et que faire quand elles arrivent.
Comment une facture vous trouve
Quand un fournisseur émet une facture électronique à votre nom, sa plateforme consulte l'annuaire tenu par l'administration : pour votre SIREN, quelle plateforme agréée reçoit vos factures ? La facture est déposée chez elle, puis apparaît dans votre logiciel. Sans inscription dans l'annuaire, votre fournisseur ne peut pas vous livrer sa facture en électronique.
Être joignable : l'inscription dans l'annuaire
- Choisissez une plateforme agréée (ou un logiciel qui en intègre une).
- Connectez-vous avec votre SIREN ; la plateforme vous inscrit dans l'annuaire comme destinataire.
- Si vous avez plusieurs sociétés, chacune a son inscription et peut avoir sa plateforme.
C'est l'obligation du 1er septembre 2026 pour toutes les entreprises : non pas émettre, mais pouvoir recevoir.
Que faire quand une facture arrive
La réforme a prévu des statuts que vous renvoyez au fournisseur par la même plateforme :
- Prise en charge et Approuvée : facultatifs, utiles pour signaler que la facture est en traitement ou validée.
- Refusée : obligatoire si vous contestez la facture (erreur de montant, prestation non conforme…), avec un motif normalisé. C'est le remplaçant du mail « merci de corriger votre facture ».
- Paiement transmis : facultatif, vous indiquez avoir réglé.
Le fournisseur, de son côté, renvoie Encaissée quand il a reçu le paiement.
Les cas qui n'ont pas besoin de vous
Beaucoup de factures reçues sont des abonnements prélevés automatiquement (hébergement, téléphonie, logiciels). La facture électronique l'indique : moyen de paiement « prélèvement », montant restant dû à zéro. Un bon logiciel les classe comme réglées sans que vous y touchiez.
Et les factures qui n'arrivent pas en électronique ?
Vos fournisseurs étrangers, les commerces et tous ceux qui ne sont pas encore soumis à l'émission continuent de vous envoyer des PDF ou du papier. Pour garder une comptabilité à un seul endroit, importez-les à côté des factures électroniques : photo ou PDF, montant, échéance.
Dans l'onglet « Reçues », Facturo affiche les factures arrivées par la plateforme (même en XML pur, elles sont rendues lisibles), classe seules les factures prélevées, et propose les statuts Prise en charge, Approuver, Refuser et Payée. Les factures hors plateforme s'ajoutent par scan ou PDF.
Questions fréquentes
Un fournisseur m'a envoyé un PDF par e-mail, est-ce valable ?
Oui pour la comptabilité. En revanche, si ce fournisseur est déjà soumis à l'émission électronique, c'est lui qui est en infraction ; vous pouvez lui demander l'envoi par plateforme.
Dois-je répondre à chaque facture reçue ?
Non. Seul le refus est un statut obligatoire, lorsque vous contestez une facture. Les autres statuts sont facultatifs.
Puis-je recevoir mes factures sur deux plateformes ?
Pour un même SIREN, l'annuaire ne pointe que vers une plateforme de réception à la fois. Vous pouvez en changer.
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