Factur-X : le format de facture électronique expliqué simplement
Factur-X est un PDF qui contient aussi les données de la facture en XML. Ce que c'est, les profils (MINIMUM, BASIC, EN 16931), ce que la réforme exige, et comment en produire sans y penser.
Un PDF lisible, avec les données dedans
Une facture Factur-X est un fichier PDF/A-3 ordinaire, que vous pouvez ouvrir et imprimer, dans lequel est embarqué un fichier XML décrivant la facture : vendeur, acheteur, lignes, taux de TVA, montants, échéance. L'humain lit le PDF, le logiciel de votre client et l'administration lisent le XML. C'est un standard franco-allemand (il s'appelle ZUGFeRD outre-Rhin), fondé sur la norme européenne EN 16931.
Les trois formats admis par la réforme
- Factur-X : le PDF hybride décrit ci-dessus. Le plus pratique quand une personne doit aussi lire la facture.
- UBL : un XML pur, très utilisé dans le réseau européen Peppol.
- CII : un XML pur, celui qui se trouve à l'intérieur du Factur-X.
Les trois sont équivalents pour l'administration. Un PDF simple, sans XML, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.
Les profils : lequel faut-il ?
| Profil | Contenu | Suffit pour la réforme ? |
|---|---|---|
| MINIMUM | Identifiants et totaux, pas de lignes | Non |
| BASIC WL | En-tête et totaux par taux, sans lignes | Non |
| BASIC | Lignes de facture simples | Transitoire |
| EN 16931 | Toutes les données de la norme européenne | Oui |
| EXTENDED | EN 16931 plus des données sectorielles | Oui |
Pour un indépendant, le bon réflexe est simple : un outil qui produit le profil EN 16931, avec les mentions françaises (SIREN du client, catégorie d'opération…), et qui dépose le fichier sur une plateforme agréée. Vous n'avez jamais à ouvrir le XML.
Ce qu'il ne faut pas faire
- Scanner une facture papier en PDF : aucune donnée structurée, donc pas de Factur-X.
- Convertir un PDF « à la main » avec un outil en ligne : les données saisies deux fois finissent par diverger du PDF.
- Modifier une Factur-X après émission : la facture devient incohérente entre sa partie lisible et sa partie XML. Faites un avoir.
Chaque facture envoyée en électronique depuis Facturo est convertie en Factur-X profil EN 16931 à partir des données de l'app, puis déposée sur la plateforme agréée. Les factures reçues de vos fournisseurs, en Factur-X, UBL ou CII, s'affichent dans l'app sous une forme lisible, avec le fichier d'origine téléchargeable.
Questions fréquentes
Factur-X est-il obligatoire ?
Non : la réforme admet trois formats, Factur-X, UBL et CII. Factur-X est le plus courant pour les petites entreprises parce qu'il reste lisible comme un PDF.
Comment savoir si mon PDF est une Factur-X ?
Ouvrez-le dans un lecteur PDF complet et regardez les pièces jointes : une Factur-X contient un fichier factur-x.xml. Sinon, c'est un PDF simple.
Quel logiciel gratuit fait des Factur-X ?
Quelques outils en ligne convertissent un PDF et un formulaire en Factur-X, mais ils ne déposent pas la facture sur une plateforme agréée. Un logiciel de facturation connecté fait les deux en une étape.
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